BEP toplantı tutanağı nasıl hazırlanır?
BEP geliştirme birimi toplantısında gündem, görüşmeler, kararlar, katılımcılar ve imza alanlarını gerçek toplantı akışına göre nasıl kaydedeceğinizi inceleyin.
Hazırlayan: Okul Belgem · İçerik güncellemesi: 2026-10-04
Kim kullanır?
BEP geliştirme biriminde görev alan okul yöneticileri, öğretmenler, rehber öğretmen/psikolojik danışman ve toplantıya katılan diğer üyeler; öğrencinin BEP sürecine ilişkin görüşme ve kararları kayda geçirmek için kullanır.
Ne zaman hazırlanır?
BEP hazırlanırken, gözden geçirilirken veya öğrencinin eğitimine ilişkin birim kararı gerektiren konular görüşüldüğünde toplantı sırasında alınan notlar esas alınarak tamamlanır.
Başlamadan önce gerekli bilgiler
- •Okul, eğitim-öğretim yılı, toplantı tarihi, saat ve yer bilgileri
- •Toplantının gerçek gündem maddeleri
- •Öğrencinin BEP sürecinde görüşülmesi gereken eğitimsel konular
- •Her gündem maddesi için görüşme özeti ve alınan karar
- •Toplantıya fiilen katılan BEP geliştirme birimi üyeleri ve görevleri
- •İmza ve onay alanları için kurumunuzun güncel uygulaması
Adım adım hazırlama
- 1
Toplantı üst bilgilerini tamamlayın
Belgenin hangi toplantıya ait olduğunun açıkça anlaşılması için okul, eğitim-öğretim yılı, tarih, saat ve yer bilgilerini gerçek kayda göre yazın.
- 2
Gündemi toplantının amacına göre düzenleyin
Hazır başlıkları otomatik karar metni gibi kullanmayın; yalnız toplantıda gerçekten görüşülecek maddeleri bırakın ve gerekiyorsa yeni maddeler ekleyin.
- 3
Görüşme ile kararı birbirinden ayırın
Görüşme alanına yapılan değerlendirmeyi, karar alanına ise birimin gerçekten kararlaştırdığı sonucu yazın.
- 4
BEP ile tutarlılığı kontrol edin
Amaç, destek hizmeti, sorumluluk veya değerlendirme sürecine ilişkin kararların mevcut ya da hazırlanacak BEP ile çelişmediğini kontrol edin.
- 5
Katılımcıları gerçek katılıma göre yazın
BEP geliştirme biriminde bulunabilecek unvanları hazır liste olarak kullanmak yerine toplantıya fiilen katılan kişileri ve görevlerini kontrol edin.
- 6
İmza öncesi son kontrolü yapın
Toplantıda alınmamış karar, gereksiz kişisel bilgi veya eksik tarih/katılımcı alanı kalmadığını denetleyin.
Dikkat edilmesi gerekenler
- Tutanağı BEP planının kendisi yerine kullanmayın; tutanak toplantıdaki görüşme ve kararların kaydıdır.
- Öğrenci ve aile hakkında toplantı amacı için gerekli olmayan hassas ayrıntıları belgeye taşımayın.
- Araçtaki gündem önerileri karar değildir; görüşme ve karar metinlerini kullanıcı yazar.
- İmza ve onay düzenini okulunuzun güncel uygulamasıyla karşılaştırın.
Doldurulmuş örnek: gündem, görüşme ve karar
Örnek bir BEP gözden geçirme toplantısında sınıf içi yönerge takibinin ele alındığını düşünelim. Aynı konu gündemde bir başlık, görüşmelerde bir değerlendirme, kararlarda ise uygulanacak iş olarak yer alır.
Bu kurgu örnek Okul Belgem tarafından yazım biçimini göstermek için hazırlanmıştır. Gerçek öğrenci verisi veya resmî doldurulmuş belge değildir.
- Gündem maddesi
- Öğrencinin sınıf içi yönergeleri izleme performansının değerlendirilmesi.
- Gündem, neyin konuşulacağını belirtir; toplantı gerçekleşmeden alınmış karar gibi yazılmaz.
- Görüşmeler
- Öğretmen, iki basamaklı yönergelerde ikinci basamak için sözel hatırlatma gerektiğini gözlem notlarıyla açıkladı. Kullanılan yardımın ve bağımsız tamamlanan basamakların ayrı kaydedilmesi görüşüldü.
- Bu alan görüşmenin özetidir. Gerçek toplantıda dile getirilmeyen görüşler veya öğrenciyle ilgili gereksiz hassas bilgiler eklenmez.
- Alınan karar
- Sınıf öğretmeninin iki farklı sınıf etkinliğinde yönerge takibini gözlemesine, bağımsız tamamlanan basamakları ve kullanılan ipucunu kaydetmesine, kayıtların bir sonraki BEP gözden geçirme toplantısında değerlendirilmesine karar verildi.
- Karar, yapılacak işi, sorumluyu ve nasıl izleneceğini açıklar. Bu cümle yalnız yazım örneğidir; gerçek tutanağa sadece birimin aldığı karar yazılır.
- Katılımcılar ve sonraki toplantı
- Katılımcıların unvanları ve adları fiilî katılım kaydından; sonraki toplantı tarihi toplantıda kesinleştirilen tarihten alınır.
- Örnekte isim, imza veya toplantı tarihi üretilmemiştir. Hazır unvanlar katılımın gerçekleştiğini göstermez.
Örneği kendi kaydınıza uyarlarken
Hazır gündem başlıklarını aynen bırakabilir miyim?
Yalnız toplantının kapsamına uyan başlıkları kullanın. Görüşülmeyen maddeyi kaldırın; farklı bir konu görüşüldüyse kendi gündem maddesini ekleyin. Hazır gündem, görüşme özeti veya karar yerine geçmez.
Karar cümlesi neden belirsiz kalıyor?
Gerekli çalışmalar yapılacaktır ifadesi kimin ne yapacağını açıklamaz. Toplantıda kararlaştırıldıysa işi, sorumluyu ve izleme zamanını yazın. Kesinleşmeyen görev veya tarihi kendiniz tamamlamayın.
Tutanak ile BEP planı nasıl ilişkilendirilir?
Tutanak toplantıdaki değerlendirme ve kararları kaydeder. Amaç veya destek düzenlemesi kararı varsa ilgili BEP bölümünün de bu kararla tutarlı olduğunu kontrol edin. Tutanak tek başına BEP planının yerini almaz.
Elle doldurmak isterseniz bu belgenin boş Word formunu indirin. Örnekteki bilgiler boş dosyaya aktarılmaz.
Belgenizi Okul Belgem'de hazırlayın
Araç, form verisini cihazınızda işler ve düzenlenebilir Word taslağını tarayıcınızda oluşturur.
BEP toplantı tutanağı aracını açResmî kaynaklar ve güncellik
Kaynaklar son olarak 2026-08-31 tarihinde kontrol edildi. Okul Belgem MEB'in resmî hizmeti değildir; kurumunuzun güncel uygulamasını ayrıca kontrol edin.